Mail und Kalender – Ab in die Wolke

Am letzten Wochenende war es soweit. Die INM AG migrierte die Outlookfunktionen in die Cloud, oder genauer gesagt, wir nutzen seit Montag GMail für die E-Mail Kommunikation und den Google Kalender für die Agendafunktionen. Obwohl erst ein paar Tage seit der Migration vergangen sind, wage ich es hier mal ein kurzes Fazit zu ziehen.

Um es gleich vorweg zu nehmen, die Migration klappte, absolut ohne Probleme. Da ich auf Outlook mit einer relativ einfachen Ordnerstruktur arbeitete und diese vor der Migration noch auf eine “Schicht” reduzierte, hatte ich nicht damit zu kämpfen, dass GMail aus jedem Ordner und Unterordner ein eigenes Label generiert. Bei Kollegen, die eine ausgeklügelte Verzeichnisstruktur verwendeten, war genau dies der Fall, was einigen Aufwand an Neuorganisation und Label umschreiben verursachte. Hier mal kurz die Vor- und Nachteile aus meiner Sicht.
Gleich problemlos beim Kalender. Dieser wurde 1:1 übernommen. Einzig die Sitzungszimmer mussten noch von Hand integriert werden.

Vorteile der Google Lösung

• Mail und Kalender ist von überall und jedem webfähigen Gerät erreichbar. Es wird nicht zwingend ein Client gebraucht, da alle Funktionen im Browser zu Verfügung stehen. Um den vollen Funktionsumfang bei Outlook im Browser zu geniessen, war zwingend ein Internet Explorer nötig. Als User, der privat Linux oder Mac nutzt, ein Ding der Unmöglichkeit.
• Die ganze “Ordnungsphilosophie” ist einfacher. Es wird nichts in Ordner sortiert sondern mit Labels getagt. Dies hat den Vorteil, dass ein Mail auch mehre Labels haben kann. Dies war bei Outlook nicht möglich, ausser man kopierte die Mails.
• Die Mails werden nach Konversationen zusammengehalten. Dies erleichtert das Labeln und das Wiederauffinden der vollständigen Konversationen. Bei Outlook wurde jedes Mail nach Datum angezeigt und ganze Konversationen mussten in der Ablage zusammengesucht werden.
• Filter können mit wenigen Klicks generiert werden. Bei Outlook war dies so umständlich, dass man es meist sein gelassen hat. Hier gleich noch ein Hinweis auf eine interessante Mailstrategie von Andreas von Gunten. Nutze ich privat schon länger und hat sich bei mir bewährt. Die Migration ist eine gute Gelegenheit, dies auch im Geschäft umzusetzen.
• Die Google Labs stellen auch ein paar nützliche Tools zu Verfügung, mit denen man sich sein Mail und den Kalender auf den persönlichen Bedarf zu schneiden kann.
• Die Google Lösungen brauchen keine Updates auf dem Client, sind schnell aufgestartet und brauchen auch keinen Backup. All dies lernt man erst schätzen, wenn man mal auf Outlook verzichten kann.

Nachteile der Google Lösung

Tja, da fällt mir eigentlich nichts ein. Ah – vielleicht mal die Fanbrille weglegen….

• Es kann ja mal sein, dass das Internet ausfällt. Mit Outlook hatte man in solchen Fällen immerhin den bestehenden Mailbestand noch zu Verfügung. Aber ich wage mal zu behaupten, dass Google die höhere Ausfallsicherheit als so mancher Exchange-Server hat. Und falls das Internet mal ausfällt oder Google dicht macht? Nun ja, dann hätten wir als Internet Agentur natürlich noch andere Probleme…..
• Zum Thema Datensicherheit könnte man natürlich viel schreiben. Ich bin allerdings der Meinung, dass sich sowieso nicht kontrollieren lässt, wo ein Mail überall durchkommt und ev. gelesen werden kann. Falls es sich um Sicherheitsrelevante Mails handeln, kommt sowieso nur eine Datenverschlüsselung in Frage. Wieviele Leute kennt ihr, die eine Datenverschlüsselung anwenden?

So, das wären mal meine ersten Eindrücke von dieser Migration. Im grossen und ganzen bin ich begeistert. Bin gespannt auf eure Meinungen und Inputs zu diesem Thema. Wie immer könnt ihr sie in der Kommentarsektion hinterlassen.

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